Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist:

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Website auratreuhand.ch,
• die mobile Applikation «Aura Treuhand» für iOS und Android (nachfolgend «App»),
• unsere Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung, Lohnverwaltung und Treuhand.

Wir bearbeiten Personendaten nach den Vorgaben des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und der zugehörigen Verordnung (DSV). Soweit im Einzelfall anwendbar — etwa bei Kundinnen und Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum — beachten wir zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Rechtsgrundlagen unserer Datenbearbeitung sind insbesondere: die Erfüllung von Verträgen und vorvertraglichen Massnahmen (z. B. Treuhandmandat, Bereitstellung der App), gesetzliche Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten), unsere berechtigten Interessen (z. B. sicherer und stabiler Betrieb unserer Systeme) sowie — wo erforderlich — Ihre Einwilligung.

3. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir halten uns bei jeder Bearbeitung von Personendaten an folgende Grundsätze:

• Zweckbindung: Wir bearbeiten Daten nur für die Zwecke, die wir Ihnen mitgeteilt haben oder die sich aus dem jeweiligen Auftrag ergeben.
• Datensparsamkeit: Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.
• Transparenz: Sie erfahren in dieser Erklärung vollständig, was mit Ihren Daten geschieht.
• Sicherheit: Wir schützen Ihre Daten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen (siehe Ziffer 8).
• Vertraulichkeit: Als Treuhandunternehmen unterliegen wir einer besonderen beruflichen Diskretion. Ihre Geschäfts- und Finanzdaten behandeln wir streng vertraulich.

4. Besuch unserer Website

4.1 Server-Logdaten

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten in sogenannten Logfiles erfasst:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version, Betriebssystem (User-Agent)
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern übermittelt

Diese Daten sind für die Auslieferung der Website technisch erforderlich und dienen zudem der Betriebssicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) und der Fehleranalyse. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Die Logfiles werden automatisch rotiert und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

4.2 Hosting

Unsere Website wird gehostet bei der Hetzner Online GmbH, Industriestrasse 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Serverstandort ist Falkenstein (Deutschland). Hetzner bearbeitet die unter Ziffer 4.1 genannten Daten in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung nach den geltenden Datenschutzvorschriften. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Hetzner.

4.3 Keine Cookies, kein Tracking

Unsere Website verwendet keine Cookies, keine Analyse-Tools (wie z. B. Google Analytics), keine Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins. Es findet kein Tracking Ihres Nutzungsverhaltens statt.

4.4 Extern geladene Inhalte (Schriften und Stylesheets)

Zur einheitlichen Darstellung bindet unsere Website folgende externe Ressourcen ein:

• Google Fonts (Schriftart «Inter»), bereitgestellt von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. Google LLC, USA
• Tailwind CSS über das offizielle Content Delivery Network (CDN)

Beim Laden dieser Ressourcen wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an die Server des jeweiligen Anbieters übermittelt; dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden (siehe Ziffer 5.8 zu den Garantien). Es werden dabei keine Cookies gesetzt. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

4.5 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht) ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Anfrage und für allfällige Anschlussfragen. Das Kontaktformular auf unserer Website öffnet dazu Ihr E-Mail-Programm; die Übermittlung erfolgt als gewöhnliche E-Mail. Wir bewahren Korrespondenz so lange auf, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen.

5. Mobile App «Aura Treuhand»

Unsere App ermöglicht es Kundinnen und Kunden, Belege zu scannen und hochzuladen sowie direkt mit ihrem Treuhänder zu chatten. Für den Betrieb der App nutzen wir Dienste der Plattform Google Firebase (Anbieter: Google Ireland Limited bzw. Google LLC). Im Einzelnen:

5.1 Konto und Anmeldung

Für die Nutzung der App ist ein Benutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung bearbeiten wir über den Dienst Firebase Authentication:

• Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (das Passwort wird ausschliesslich in verschlüsselter, für uns nicht lesbarer Form gespeichert), oder
• bei Anmeldung über Google Sign-In: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihr Profilbild, wie von Ihrem Google-Konto übermittelt.

Diese Daten dienen der Identifikation, der Zuordnung Ihrer Belege und Nachrichten zu Ihrem Konto sowie der Sicherung des Zugriffs.

5.2 Belege und Dokumente

Wenn Sie in der App Belege scannen oder hochladen, bearbeiten wir:

• die gescannten Dokumente (als PDF bzw. Bilddatei),
• die von Ihnen gewählte Kategorie (z. B. MwSt, Bank, Löhne, Kreditoren, Debitoren, Verträge),
• optionale Notizen und Beschreibungen,
• technische Metadaten (Dateiname, Dateigrösse, Zeitpunkt des Uploads).

Die Dokumente werden verschlüsselt in Google Cloud Storage for Firebase gespeichert; die zugehörigen Metadaten in der Datenbank Cloud Firestore. Zugriff auf Ihre Dokumente haben ausschliesslich Sie selbst sowie die für Ihr Mandat zuständigen Mitarbeitenden der Aura Treuhand über unser internes Dashboard. Der Zugriff ist durch serverseitige Sicherheitsregeln technisch auf diese Personen beschränkt.

5.3 Texterkennung (OCR)

Zur besseren Auffindbarkeit und Verarbeitung Ihrer Belege setzt die App eine Texterkennung (OCR) mit Google ML Kit ein. Die Texterkennung erfolgt vollständig lokal auf Ihrem Gerät; Ihre Dokumente werden zu diesem Zweck nicht an Server von Google oder Dritten übermittelt. Der erkannte Text wird zusammen mit dem jeweiligen Dokument in Ihrem Konto gespeichert.

5.4 Chat mit Ihrem Treuhänder

Die App enthält eine Chat-Funktion für die direkte Kommunikation mit Ihrem Treuhänder. Ihre Nachrichten (Inhalt, Zeitpunkt, Absender) werden in Cloud Firestore gespeichert und sind ausschliesslich für Sie und die für Ihr Mandat zuständigen Mitarbeitenden einsehbar.

5.5 Push-Benachrichtigungen

Damit wir Sie über neue Nachrichten informieren können, nutzt die App Firebase Cloud Messaging (FCM). Dabei wird ein pseudonymer Geräte-Token bearbeitet, der Ihrem Konto zugeordnet ist. Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts deaktivieren.

5.6 App-Berechtigungen

Die App fragt ausschliesslich folgende Berechtigungen an — jeweils erst dann, wenn Sie die entsprechende Funktion nutzen:

• Kamera: zum Scannen von Belegen,
• Fotos/Dateien: zum Auswählen bereits vorhandener Belege,
• Benachrichtigungen: für Hinweise auf neue Chat-Nachrichten.

Die App greift nicht auf Ihren Standort, Ihre Kontakte, Ihr Mikrofon oder andere Gerätedaten zu.

5.7 Keine Werbung, kein Tracking

Die App enthält keine Werbung und setzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein. Ihre Daten werden nicht zu Werbezwecken ausgewertet und nicht an Dritte verkauft.

5.8 Google Firebase und Datenübermittlung ins Ausland

Anbieter der Firebase-Dienste ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bzw. die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Dabei kann eine Bearbeitung Ihrer Daten auf Servern in den USA stattfinden. Die Zulässigkeit dieser Übermittlung stützt sich auf das Swiss–U.S. Data Privacy Framework bzw. das EU–U.S. Data Privacy Framework, für welches Google zertifiziert ist, sowie ergänzend auf die von der EU-Kommission und dem EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Firebase Privacy and Security und Datenschutzerklärung von Google.

5.9 Löschung Ihres App-Kontos

Sie können die Löschung Ihres Benutzerkontos jederzeit bei uns beantragen — formlos per E-Mail an info@auratreuhand.ch oder direkt über den Chat in der App. Wir löschen daraufhin Ihr Konto sowie Ihre in der App gespeicherten Dokumente und Nachrichten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (siehe Ziffer 7) entgegenstehen.

6. Datenbearbeitung im Rahmen des Treuhandmandats

Im Rahmen unserer Dienstleistungen (Buchhaltung, Steuerberatung, Lohnverwaltung, Treuhand, Unternehmensberatung) bearbeiten wir diejenigen Personendaten, die für die Erfüllung des jeweiligen Mandats erforderlich sind. Dazu können gehören:

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, Adresse, Kommunikationsdaten, Geburtsdatum, AHV-Nummer),
• Buchhaltungsunterlagen und Belege (Rechnungen, Quittungen, Verträge, Bankauszüge),
• Lohn- und Sozialversicherungsdaten Ihrer Mitarbeitenden (bei Lohnmandaten),
• Steuerdaten (Einkommens-, Vermögens- und Unternehmenssteuerdaten),
• im Einzelfall auch besonders schützenswerte Personendaten, soweit diese für Steuer- oder Lohnzwecke erforderlich sind (z. B. Konfessionszugehörigkeit für die Kirchensteuer, Angaben zu Lohnfortzahlungen bei Krankheit).

Diese Daten bearbeiten wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für das Mandat erforderlich ist — namentlich an Steuerbehörden, Ausgleichskassen, Sozial- und Personalversicherungen, Banken oder Revisionsstellen — oder wenn Sie uns dazu beauftragt haben.

7. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen:

• Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz: 10 Jahre gemäss Art. 958f OR,
• steuerrelevante Unterlagen: gemäss den jeweils anwendbaren steuerrechtlichen Fristen,
• Server-Logdaten der Website: maximal 14 Tage (siehe Ziffer 4.1),
• Konto- und App-Daten: bis zur Löschung Ihres Kontos bzw. bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen,
• Korrespondenz und Anfragen: so lange, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• durchgängige Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS) für Website, App und Dashboard,
• verschlüsselte Speicherung der Daten bei unseren Auftragsbearbeitern («encryption at rest»),
• serverseitige Zugriffsregeln, die den Zugriff auf Ihre Dokumente und Nachrichten technisch auf Sie und die zuständigen Mitarbeitenden beschränken,
• restriktive Firewall-Konfiguration und laufende Sicherheitsupdates unserer Server,
• Beschränkung des Zugriffs auf Personendaten auf diejenigen Mitarbeitenden, die diese für ihre Aufgaben benötigen.

9. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen Ihre Personendaten nicht und geben sie nur in folgenden Fällen weiter:

• Auftragsbearbeiter: Hosting- und Plattformanbieter, die Daten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten (Hetzner Online GmbH für die Website, Google Ireland Limited/Google LLC für Firebase-Dienste der App),
• Behörden und Versicherungen: im Rahmen des Treuhandmandats, soweit für die Mandatserfüllung erforderlich (siehe Ziffer 6),
• gesetzliche Pflichten: wenn wir rechtlich zur Herausgabe verpflichtet sind,
• mit Ihrer Einwilligung: in allen übrigen Fällen nur, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach dem Schweizer DSG — und soweit anwendbar nach der DSGVO — insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG).
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 32 DSG).
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Datenherausgabe und -übertragung: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Art. 28 DSG).
• Widerspruch: Sie können einer bestimmten Datenbearbeitung widersprechen.
• Widerruf: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@auratreuhand.ch. Zur Sicherheit können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Zudem haben Sie das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern (www.edoeb.admin.ch), zu beschweren. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an die für Sie zuständige europäische Aufsichtsbehörde wenden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen — etwa bei Änderungen unserer Dienstleistungen, der eingesetzten Dienste oder der rechtlichen Vorgaben. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte, aktuelle Fassung. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Nutzung der App betreffen, informieren wir Sie in geeigneter Weise.

Stand: 22. Juli 2026 — Aura Treuhand, Härkingen